Horizon 2020

O Programa-Quadro de Investigação e Desenvolvimento Tecnológico é o principal instrumento para financiar a investigação na Europa. Cada Programa-Quadro (e.g. H2020, Horizon Europe, FP10) está em vigor, por norma, durante 7 anos, com o objetivo de tornar ou manter a União Europeia na posição de líder mundial em sectores que estratégicos, que vão, por isso, mudando ao longo dos sucessivos Programas-Quadro. 

Aspetos de grande importância

Os investigadores da FCiências.ID podem participar no Programa-Quadro quer como Coordenadores de projeto, quer como Beneficiários. Para além dos aspetos de visibilidade externa associados à Coordenação e à maior intervenção nos desafios de natureza científica e tecnológica, do ponto de vista financeiro o Coordenador poderá imputar uma maior percentagem de custos associados a tarefas de gestão. Do ponto de vista processual, um Coordenador tem ainda de ter maior intervenção na configuração do formulário eletrónico de candidatura, bem como no relacionamento com a Comissão e ainda do ponto de vista da execução e monitorização do projeto.

O pagamento de parte dos custos salariais dos docentes e investigadores com contrato com os Associados constitui um dos aspetos mais relevantes deste financiamento comunitário e constitui a principal diferença em relação aos anteriores Programas-Quadro. Para tal, os Associados devem figurar como terceira parte (third party) da FCiências.ID, o que viabiliza a transferência de parte da receita correspondente para os Associados. Apenas os custos salariais dos Bolseiros e Investigadores diretamente contratados pela FCiências.ID podem ser considerados custos de mão-obra da FCiências.ID. Note-se todavia que podem existir programas que não contemplem a intervenção de terceiras partes.

A percentagem de gastos gerais (overheads) varia consoante a natureza dos sub-programas do Programa-Quadro em vigor.

Os diferentes sub-programas diferem ainda na natureza das despesas não elegíveis. Isto significa que o valor recebido pela FCiências.ID a título de gastos gerais tem de ser suficiente para cobrir a totalidade das despesas não elegíveis e, simultaneamente, cobrir de forma razoável os custos efetivos da gestão da FCiências.ID no projeto. É por esta razão que é imperioso validar previamente o orçamento com a FCiências.ID, pois pode  acontecer que esta rejeite participar em projetos para os quais se deva constituir em entidade financiadora líquida.

1 - Preparação da candidatura

O concurso é publicado no Jornal Oficial da União Europeia. As candidaturas são efetuadas utilizando uma ferramenta online, o ‘Electronic Proposal Submission Service’ (EPSS).

Antes de responder a um convite e preparar a candidatura recomenda-se a consulta atenta no "Cordis" dos seguintes documentos:

  • Call Fiches: documento que define os temas para os quais existe a possibilidade de submeter uma candidatura, os vários tipos de tipos de projeto, a data limite de submissão e o tipo de submissão (em 1 ou 2 etapas);
  • Programa de Trabalhos: documento que descreve de forma concreta as expectativas da CE para cada um dos temas;
  • Guia do Candidato: documento que descreve a estrutura a que deve obedecer a apresentação da proposta e define os critérios de elegibilidade e de avaliação.

2 - Elaboração da proposta

As propostas são constituídas por duas partes, A e B:

  • Parte A (Formulário EPSS)
    • Informação Administrativa
    • Informação Financeira
  • Parte B (ficheiro Word)
    • Informação científica e tecnológica (a FFCUL disponibiliza também uma pequena descrição sobre a Instituição para inserir nesta parte)
    • Implementação
    • Impacto

Os documentos e serviços disponibilizados pela FCiências.ID: 

  • Descrição da Instituição FCiências.ID;
  • Diversos ficheiros Excel que facilitam a construção do orçamento;
  • Análise das não elegibilidades e sua cobertura financeira;
  • Forma de envolvimento de Associados como terceira parte.

Participação de qualquer dos Associados como third party da FCiências.ID

A FCiências.ID é, geralmente, a entidade beneficiária nos projetos do Programa-Quadro, mas a participação de qualquer dos Associados é assegurada pelo recurso à figura de third party. Qualquer dos Associados actua como third party nestes projetos com base num Protocolo de colaboração assinado entre o Associado e a FCiências.ID, o qual permite à FCiências.ID utilizar os recursos humanos e materiais do Associado no âmbito da execução de projetos de I&D.

É a figura de third party que permite à FCiências.ID incluir o montante dos vencimentos do pessoal docente, de investigação ou técnico, correspondente aos números de horas de trabalho para o projeto.

Para que a participação do Associado fique assegurada é fundamental identificá-lo como third party em sede de candidatura. Esta identificação é feita na descrição da FCiências.ID, e do respetivo grupo/unidade de investigação. A forma de referenciação do Associado é disponibilizada pela FCiências.ID.

Gastos Gerais

A FCiências.ID, enquanto entidade privada sem fins lucrativos de fomento à Investigação científica, utiliza o método de cálculo de Gastos Gerais correspondente taxa de transição especial (Special Transition Flat Rate). Trata-se de uma taxa de custos indiretos de 25% sobre o total dos custos diretos do projeto, mas excluindo os custos de subcontratação.

O método de cálculo dos Gastos Gerais varia todavia consoante o tipo de atividade dos projetos, pelo que o envolvimento da FCiências.ID a todos os níveis da preparação do orçamento do projeto é obrigatório.

Todos os orçamentos devem ser validados pela FCiências.ID (Núcleo de Candidaturas) antes da submissão de uma candidatura.

Se o investigador for Coordenador, cabe-lhe integrar toda a informação recebida de todos os beneficiários; caso contrário, deverá enviar para o Coordenador a informação das partes A e B. Chama-se a atenção que, em quase todos os programas existem limites máximos para a extensão de cada secção da proposta, pelo que a concisão é mandatória.

Orçamento - equipamento e subcontratação

As rubricas mais sensíveis durante a preparação de um orçamento para uma proposta são as rubricas de Equipamento e de Subcontratação.

No caso do equipamento só é elegível o montante correspondente à utilização do respetivo equipamento durante a execução do projeto, ou seja, a FCiências.ID só é reembolsada do custo correspondente à amortização contabilística do mesmo.

  • Exemplos
    • O custo de um computador (equipamento informático) adquirido no primeiro mês de execução de um projeto com uma duração de três anos, é totalmente reembolsado (com exceção do IVA) no final do terceiro ano do projeto;
    • No caso da aquisição de um equipamento científico, tipicamente amortizado em 7 ou 8 anos, o custo só será totalmente ressarcido à FCiências.ID no caso de um projeto que tenha a mesma duração (7 ou 8 anos). Este tipo de equipamento não é, regra geral, admitido em projetos com uma duração de 3 /4 anos.

Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA)

O IVA é, por norma, um custo elegível no âmbito dos Programa-Quadro.

3 - Submissão

A submissão de candidaturas é feita exclusivamente utilizando uma ferramenta on-line, o Electronic Proposal Submission Service’ (EPSS)

Antes de se registar no EPSS - e caso não o tenha - solicite o PIC (Participant Indentification Code) à FCiências.ID.

Durante a preparação e submissão de candidaturas a FCiências.ID pode-se encarregar de:

  • Registo no EPSS;
  • Preenchimento dos formulários no EPSS;
  • Preparação e validação de orçamentos;
  • Contacto com parceiros, GPPQ (Gabinete de Promoção do Programa Quadro de I&DT - e Comissão;
  • Leitura da parte técnica e aconselhamento (não técnico);
  • Submissão da proposta no EPSS e comunicação aos parceiros.                   

É imperativo que o orçamento seja validado pela FCiências.ID (Núcleo de Projectos Internacionais) antes da submissão de uma candidatura.

4 - Negociações

A fase de negociação de um projeto no âmbito do H2020 inicia-se logo que o Coordenador da proposta tenha sido informado pela Comissão da sua aceitação e tiver recebido o convite para iniciar o processo de negociações. Este processo inicia-se, regra geral, com a reunião de negociação entre o Project Officer da CE e uma pequena equipa do projeto para tratar de aspetos técnicos, financeiros e/ou administrativos do projeto.

Este processo tem uma duração curta, dependendo das especificidades de cada projeto, e conclui-se com a assinatura do contrato entre a CE e as instituições que formam o consórcio.

A FCiências.ID apoia o investigador na:

  • Preenchimento e validação dos dados que constam nos Grant Preparation Forms (GPFs - disponíveis na ferramenta online NEF);
  • Alteração dos orçamentos, se aplicável;
  • Assinatura dos GPFs;
  • Validação do Consortium Agreement;
  • Assinatura do Grant Agreement.

No caso em que o Investigador assuma as funções de Coordenador do projeto, a FCiências.ID encarregar-se-á ainda de:

  • Contactos com o Project Officer da Comissão;
  • Contactos com os restantes beneficiários do projeto;
  • Preparação do Consortium Agreement;
  • Envio da documentação de todos os beneficiários do Consórcio para a Comissão.

O final das negociações culmina com a submissão dos GPFs no Participant Portal e com a assinatura do Grant Agreement.

5 - Execução

A data de início de projeto pode ser definida de acordo com as seguintes possibilidades:

  • O primeiro dia do mês imediatamente a seguir à data de assinatura do Grant Agreement pela Comissão;
  • Na data acordada com o Project Officer durante as negociações do projeto;
  • No caso das Ações Marie Curie, o início do projeto pode ocorrer num prazo máximo de12 meses após a assinatura do Grant Agreement. 

Durante a execução, as tarefas da FCiências.ID são as seguintes:

  • Preparação da reunião de arranque (kick-off meeting) do projeto quando se assume o papel de Coordenador;
  • Recebimento e transferência de verbas para parceiros;
  • Contratação de pessoal;
  • Aquisição de equipamento;
  • Validação e controlo das despesas;
  • Monitorização financeira da evolução do projeto;
  • Preparação e acompanhamento de auditorias;
    • Preparação de relatórios financeiros;
    • Fornecer o modelo de time-sheets;
  • Preparação e acompanhamento das reuniões de projeto (Steering Committee). 

Cabe ao investigador garantir o correto preenchimento das time-sheets para a totalidade do período de participação em cada projeto, e entrando em conta com todos os projetos e atividades de ensino em que participa. As time-sheets são auditáveis e deve ser garantida a sua coerência, razão pela qual a sua gestão é centralizada e realizada em conjunto pela FCiências.ID e pelos Associados que intervenham com oterceiras partes.